Voluntariatul la Otaku Festival inseamna nu doar posibilitatea de a va implica alaturi de alti fani intr-o activitate care va place, ci si un set de responsabilitati pe care e bine sa le cunoasteti din timp, ca sa stiti de la bun inceput in ce va bagati. Cu exceptia sectiunii General, celelalte activitati la care va inscrieti necesita prezenta aproape constanta in locul desfasurarii activitatii respective.

Si, cum voluntarii reprezinta o piesa importanta din puzzle-ul total al evenimentului, o conditie obligatorie este amabilitatea fata de participantii care va opresc sa va adreseze o intrebare sau sa va ceara un sfat sau o informatie. Chiar daca vi se pare ca e o intrebare puerila sau cu raspuns implicit, raspundeti amabil; un zambet il face intotdeauna pe celalalt sa se simta bine si important.

Mai jos vom incerca sa va oferim toate explicatiile de rigoare.

I. Perioada de voluntariat

Voluntariatul la Otaku Festival incepe odata cu lansarea campaniei de promovare a evenimentului. Voluntarii care doresc sa participe si la actiunea de promovare offline, vor forma echipe a caror responsabilitate principala va fi impartirea pliantelor si lipirea afiselor promotionale in locuri strategice.

Perioada de voluntariat propriu-zisa pentru toti ce inscrisi acopera zilele 20-22 mai. Echipa de voluntari trebuie sa fie prezenta in proportie de 80% cu o zi inainte de eveniment, pentru a ajuta la pregatirea spatiului (panotarea expozitiilor, pregatirea logisticii, organizare interna, pregatirea activitatilor ce vor avea loc in timpul festivalului, verificare). De asemenea, voluntarii vor participa activ la desfasurarea in conditii optime a evenimentului propriu zis pe parcursul celor doua zile de festival.

II. Organizare

Organizarea generala a voluntarilor este una de tip ierarhic. Fiecare sectiune importanta va avea un coordonator responsabil, care va avea in grija o sub-echipa si care va discuta direct cu organizatorii. Fiecare voluntar se va adresa coordonatorului sau. Sectiunile care vor avea coordonatori sunt: Promovare (pre-eveniment), Intrare, General si Cosplay. Pentru restul activitatilor (workshopuri, gaming etc), voluntarii vor discuta direct cu coordonatorul invitat al activitatii respective.

Toti voluntarii au statut egal intre ei si se vor comporta ca atare. Singurii in masura sa delege sarcini altor voluntari sunt coordonatorii de echipa si organizatorii.

De asemenea, voluntarii trebuie sa inteleaga ca nu au dreptul de a abuza de statutul lor in cadrul evenimentului si de a-si lua libertati nepermise. Prin asta se intelege a nu: baga gratuit prieteni/rude/cunostinte la festival; permite accesul acestora in locurile destinate exclusiv staff-ului; imparti tricouri si alte materiale destinate exclusiv voluntarilor si invitatilor.

Activitatea de voluntar exclude participarea la alte activitati cu caracter competitiv in cadrul festivalului (ex: concursul de AMV-uri, concursul de cosplay).

Nu se impune o tinuta obligatorie (este preferabil, insa, sa purtati tricoul festivalului), insa trebuie sa aveti permanent la vedere ecusonul de voluntar, pentru a fi recunoscuti cu usurinta de cei care vor avea nevoie de voi.

Toti voluntarii trebuie sa furnizeze o adresa de e-mail valida, pe care o verifica cel putin de doua ori pe zi, deoarece toate notificarile si actualizarile despre eveniment le vor primi pe adresa de e-mail pe care au specificat-o in formularul de inscriere.

De asemenea, Otaku Festival nu e locul in care sa se aduca/expuna/faca simtite micile sau marile probleme personale sau pentru manifestarea micilor disensiuni triviale ce pot aparea pe parcurs. Astfel de lucruri raman private, pentru a nu afecta atmosfera generala a evenimentului.

III. Sectiuni si responsabilitati

  • a) Intrare

    Voluntarii de la intrare sunt responsabili cu biletele de intrare la festival, cu fluidizarea fluxului de persoane care intra, cu ordinea si evitarea incidentelor de la intrare. Pentru cazurile in care apar situatii ce nu pot fi rezolvate de membrii echipei, acestia vor lua legatura cu voluntarul-coordonator al sectiunii sau cu unul dintre organizatori.

  • b) General

    Voluntarii de la sectiunea General au statutul de asa-zisi „curieri”, care trebuie sa suplineasca nevoia de personal acolo unde este cazul (standuri, diverse sectiuni), sa fie persoane de legatura intre organizatori si coordonatori de voluntari, sa identifice si sa semnaleze eventuale probleme.

  • c) Gaming

    Voluntarii de la sectiunea Gaming vor ajuta la pregatirea spatiului destinat jocurilor, iar in timpul festivalului vor fi responsabili cu desfasurarea corespunzatoare a activitatilor din zona respectiva. Se vor adresa coordonatorilor invitati de la sectiunea Gaming.

  • d) Workshop-uri

    Voluntarii de la sectiunea Workshop-uri vor pregati spatiul pentru ateliere, vor verifica logistica si instrumentele de lucru, se vor ocupa de inscrieri si vor avea grija ca atelierul la care sunt repartizati sa se desfasoare in conditii optime, alaturi de coordonatorul de atelier.

  • e) Cosplay

    Voluntarii de la sectiunea Cosplay vor lucra direct cu cei doi coordonatori ai acestei activitati si vor fi responsabili cu desfasurarea corespunzatoare a concursului de cosplay: inscrieri, repetitii, asistenta pentru cosplayeri, juriu si prezentator, intrarea in concurs, asistenta tehnica, sesiune foto. Este una dintre sectiunile cu cea mai mare responsabilitate si care necesita prezenta in sala a voluntarilor atat inainte, cat si in timpul concursului.

IV. Beneficii

Toti voluntarii de la Otaku Festival vor avea acces gratuit in cele doua zile de festival, vor primi tricoul promotional al festivalului si li se va asigura hrana si bauturi non-alcoolice pe tot parcursul activitatii. De asemenea, la cerere, vi se vor elibera diplome de voluntar.

Faptul ca va inscrieti ca voluntar la Otaku Festival inseamna ca ati citit atent si in intregime acest regulament si ca sunteti de acord cu el.

Pentru orice nelamuriri legate de voluntariat va rugam sa ne trimiteti un email la email hidden; JavaScript is required.

Inscrierile pentru voluntariat la Otaku Festival 2011 s-au incheiat, va multumim!